Un negocio está incompleto sin el cálculo de sus gastos. Incluso para las empresas de transporte y otras relacionadas con flotas, el cálculo de sus gastos es una tarea agotadora y que consume mucho tiempo. Como una flota tiene diferentes tipos de gastos que incluyen costos operativos, costos variables, gastos de mantenimiento, gasto de combustibley más. Una gran variación en los gastos implica un cálculo erróneo. Esto se agrava aún más cuando los gastos no se gestionan adecuadamente.
Muchos gerentes de flotas recopilaban todas las facturas y las anotaban en sus libros de registro según sus gastos diarios. Al final del año, se encontraba un gran fajo de libros de registro. Por lo tanto, resultaba difícil organizar los datos necesarios al final del mes o del año. Además, esto no era útil para gestionar los gastos de una gran industria.
Posteriormente, se empezaron a usar hojas de cálculo de Excel. Se designaba a una persona para gestionar la introducción de datos. Sin embargo, este método no era viable, ya que requería mucho tiempo y esfuerzo. Además, no proporcionaba información fidedigna y los cálculos resultaban difíciles.
Además, como gestor de flotas, es necesario conocer el tiempo, el motivo y el importe total gastado para comprender los gastos. Por lo tanto, hablaremos sobre la gestión de gastos de Trakzee.
¿Qué es el Sistema de Gestión de Gastos?
Se utiliza para gestionar y calcular todos los gastos de mantenimiento y combustible. Permite actualizar los gastos con precisión a través del portal web y la aplicación Trakzee, facilitando así la introducción de datos. El sistema también ayuda a determinar los gastos exactos de la flota para optimizar los cálculos futuros.
Gastos de mantenimiento
La flota de vehículos se somete a diversas tareas de mantenimiento, como el cambio de filtro de aire, anticongelante, batería, frenos delanteros, lavado de vehículos y más. Además, en muchos países, el mantenimiento se realiza de acuerdo con diversas normativas, como PM1, la Regla 18, el certificado de aptitud para circular y el permiso nacional. Todos estos mantenimientos conllevan diferentes gastos y requieren una gestión adecuada.
El sistema de gestión de gastos le permite seleccionar el día y el tipo de gasto que ha tenido su flota. Esto le ayudará a filtrar el mantenimiento realizado y a programar el próximo mantenimiento de su flota.
Gasto de combustible
El combustible es un recurso importante para la flota, al igual que su gestión. Muchas veces, una flota tiene que repostar repetidamente. Por lo tanto, es fundamental que los gestores de flotas conozcan la ubicación exacta y el importe gastado en el repostaje.
Entonces, el sistema te ayuda a controlar el combustible Controla los gastos y conoce la ubicación donde se repostó. Esto te ayuda a verificar si el combustible se repostó correctamente. Evita problemas como los gastos de repostaje fraudulentos. Te permite asignar estaciones de servicio autorizadas para tu flota. Tu conductor sabrá dónde repostar. Además, si se reposta en una estación no autorizada, el sistema avisará al usuario.
Informe y gráfico
Por último, pero no menos importante, el sistema proporciona un informe histórico de gastos para comprender todos los gastos de la flota y obtener un cálculo preciso según el período seleccionado. También incluye un informe histórico que permite comparar los gastos anteriores con los actuales para mejorar la productividad del negocio.
Además, el panel de control del sistema ofrece un gráfico con el historial de gastos para obtener un resumen de los datos de gastos por empresa, objeto y día. Este gráfico centraliza todos los gastos de su flota.
Conclusión
Una flota bien gestionada resulta ser una ventaja para cualquier negocio relacionado con la flota. Por lo tanto, Gestiona tus gastos y optimice su flota con Trakzee. Manténgase en contacto con nosotros para estar al tanto de las últimas funciones útiles para su negocio.
