Um negócio fica incompleto sem o cálculo das suas despesas. Mesmo para as empresas de transporte e outras relacionadas com frotas, o cálculo das despesas é uma tarefa cansativa e morosa. Isto porque uma frota tem diferentes tipos de despesas, incluindo custos operacionais, custos variáveis e despesas de manutenção. despesa com combustívele muito mais. Uma grande variação nas despesas significa cálculos de despesas incorretos. Isto piora ainda mais quando as despesas não são geridas adequadamente.
Muitos gestores de frotas costumavam recolher todas as faturas e anotá-las nos seus livros de registo de acordo com as despesas diárias. No final do ano, encontrava-se um grande volume destes livros. Assim, tornava-se difícil organizar os dados necessários no final do mês ou do ano. Além disso, este método não era útil para gerir as despesas de uma grande empresa.
Depois disso, as pessoas começaram a utilizar folhas de Excel. Designavam alguém para gerir a entrada de dados. Mas este método não era viável, pois exigia muito tempo e esforço. Além disso, não fornecia informações fiáveis e era difícil de calcular.
Além disso, como gestor de frota, precisa de saber o horário, o motivo e o valor total despendido para perceber as despesas. Assim, discutiremos a gestão de despesas da Trakzee.
O que é um Sistema de Gestão de Despesas?
É utilizado para gerir e calcular todas as despesas de manutenção e combustível. Permite atualizar com precisão os gastos através do portal web e da aplicação Trakzee, facilitando a introdução de dados. O sistema também auxilia na estimativa precisa dos custos da frota, facilitando os cálculos futuros.
Despesas de manutenção
A frota é submetida a diversas manutenções, incluindo troca de filtro de ar, anticongelante, bateria, travões dianteiros, lavagem e outras. Além disso, em muitos países, a manutenção é realizada de acordo com normas específicas, como PM1, Regra 18, Certificado de Inspeção de Veículos e Licença Nacional. Todas estas manutenções acarretam custos diferentes e requerem gestão.
Assim, o sistema de gestão de despesas permite selecionar o dia e o tipo de despesa que a sua frota sofreu. Isto ajudará a filtrar as manutenções realizadas e a agendar a próxima manutenção da frota.
Despesa com combustível
O combustível é um recurso importante para a frota, assim como a sua gestão. Muitas vezes, uma frota tem de abastecer e reabastecer repetidamente. Assim, é fundamental que os gestores de frota compreendam a localização exata e a quantidade gasta no abastecimento de combustível.
Assim, o sistema ajuda-o a monitorizar combustível O sistema regista as despesas e indica o local onde o combustível foi abastecido. Isto ajuda a verificar se o abastecimento foi realmente realizado, evitando problemas como despesas indevidas com combustível. Permite ainda a atribuição de postos de combustível autorizados para a frota, garantindo que o condutor sabe exatamente onde abastecer. Além disso, caso o abastecimento seja feito num posto não autorizado, o sistema emitirá um alerta.
Relatório e gráfico
Por último, mas não menos importante, o sistema fornece um relatório histórico de despesas para que possa compreender todos os gastos da frota e calculá-los com precisão de acordo com o período selecionado. Inclui ainda um relatório histórico que permite comparar as despesas anteriores com as atuais, otimizando a produtividade da empresa.
Além disso, o painel de controlo do sistema disponibiliza um gráfico do histórico de despesas, permitindo obter dados resumidos de despesas por empresa, objeto e dia. Este gráfico reúne todas as despesas da sua frota num só local.
Conclusão
Uma frota bem gerida representa um ponto positivo para qualquer negócio relacionado com frotas. Portanto, gerencie as suas despesas e a sua frota com a Trakzee. Mantenha-se ligado a nós para ficar a par das novidades e dos recursos mais úteis para o seu negócio.
