วิธีง่ายๆ ในการจัดการค่าใช้จ่ายด้านยานพาหนะของคุณ

ธุรกิจจะไม่สมบูรณ์หากปราศจากการคำนวณค่าใช้จ่าย แม้แต่สำหรับบริษัทขนส่งและบริษัทที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะอื่นๆ การคำนวณค่าใช้จ่ายก็เป็นงานที่เหนื่อยและใช้เวลานาน เนื่องจากยานพาหนะมีค่าใช้จ่ายหลายประเภท ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ค่าใช้จ่ายผันแปร ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา เป็นต้น ค่าใช้จ่ายน้ำมันเชื้อเพลิงและอื่นๆ อีกมากมาย ความผันผวนของค่าใช้จ่ายที่มากเกินไปส่งผลให้การคำนวณค่าใช้จ่ายผิดพลาด ซึ่งจะยิ่งแย่ลงไปอีกหากไม่มีการจัดการค่าใช้จ่ายอย่างเหมาะสม 

ผู้จัดการฝ่ายขนส่งหลายคนมักจะรวบรวมใบเสร็จทั้งหมดแล้วจดบันทึกลงในสมุดบันทึกตามค่าใช้จ่ายรายวัน เมื่อสิ้นปีก็จะพบสมุดบันทึกกองใหญ่ ทำให้ยากต่อการจัดเรียงข้อมูลที่ต้องการเมื่อสิ้นเดือนหรือสิ้นปี ยิ่งไปกว่านั้น วิธีนี้ไม่เหมาะสำหรับการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายของอุตสาหกรรมขนาดใหญ่

หลังจากนั้น ผู้คนเริ่มใช้โปรแกรม Excel ในการจัดเก็บข้อมูล พวกเขาจะมอบหมายให้ใครสักคนทำหน้าที่ป้อนข้อมูล แต่ก็ไม่ใช่แนวทางที่ทำได้จริง เพราะต้องใช้เวลาและความพยายามมาก วิธีนี้ไม่สามารถให้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ และคำนวณได้ยาก 

นอกจากนี้ ในฐานะผู้จัดการกองยาน คุณจำเป็นต้องทราบเวลา เหตุผล และจำนวนเงินทั้งหมดที่ใช้ไป เพื่อให้เข้าใจค่าใช้จ่าย ดังนั้น เราจะมาพูดคุยเกี่ยวกับการจัดการค่าใช้จ่ายของ Trakzee กัน 

ระบบบริหารจัดการค่าใช้จ่ายคืออะไร?

ระบบนี้ใช้ในการจัดการและคำนวณค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและเชื้อเพลิงทั้งหมด ช่วยให้คุณสามารถอัปเดตค่าใช้จ่ายได้อย่างแม่นยำผ่านทางเว็บพอร์ทัลและแอป Trakzee ทำให้การป้อนข้อมูลค่าใช้จ่ายง่ายขึ้น ระบบยังช่วยให้คุณทราบค่าใช้จ่ายของยานพาหนะได้อย่างแม่นยำ เพื่อการคำนวณในอนาคตที่ถูกต้อง 

ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา

รถยนต์ในกองยานต้องได้รับการบำรุงรักษาหลายอย่าง ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนไส้กรองอากาศ น้ำยาหล่อเย็น แบตเตอรี่ เบรกหน้า การล้างรถ และอื่นๆ นอกจากนี้ ในหลายประเทศ การบำรุงรักษาจะดำเนินการตามกฎระเบียบต่างๆ เช่น PM1, กฎข้อที่ 18, ใบรับรองความปลอดภัยบนท้องถนน และใบอนุญาตระดับชาติ การบำรุงรักษาเหล่านี้มีค่าใช้จ่ายที่แตกต่างกัน และจำเป็นต้องมีการจัดการ

ดังนั้น ระบบบริหารจัดการค่าใช้จ่ายจะช่วยให้คุณเลือกวันและประเภทของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับยานพาหนะของคุณได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณกรองการบำรุงรักษาที่ดำเนินการไปแล้ว และช่วยให้คุณกำหนดแผนการบำรุงรักษายานพาหนะครั้งต่อไปได้  

ค่าใช้จ่ายน้ำมันเชื้อเพลิง

น้ำมันเชื้อเพลิงเป็นทรัพยากรที่สำคัญสำหรับยานพาหนะ และการจัดการน้ำมันเชื้อเพลิงก็มีความสำคัญเช่นกัน บ่อยครั้งที่ยานพาหนะต้องเติมน้ำมันเชื้อเพลิงซ้ำแล้วซ้ำอีก ดังนั้น ผู้จัดการยานพาหนะจึงจำเป็นต้องเข้าใจตำแหน่งที่แน่นอนและจำนวนเงินที่ใช้ไปในการเติมน้ำมันเชื้อเพลิง 

ดังนั้น ระบบจึงช่วยคุณได้ ตรวจสอบเชื้อเพลิง ระบบนี้ช่วยบันทึกค่าใช้จ่ายและระบุตำแหน่งที่เติมน้ำมัน ทำให้คุณตรวจสอบได้ว่ามีการเติมน้ำมันจริงหรือไม่ ช่วยแก้ปัญหาเรื่องการจ่ายค่าใช้จ่ายในการเติมน้ำมันที่ไม่ถูกต้อง และยังช่วยให้คุณกำหนดสถานีเติมน้ำมันที่ได้รับอนุญาตสำหรับรถในกองยานของคุณได้ พนักงานขับรถจะทราบว่าต้องเติมน้ำมันจากที่ไหน นอกจากนี้ หากเติมน้ำมันที่สถานีที่ไม่ได้รับอนุญาต ระบบจะแจ้งเตือนผู้ใช้ 

รายงานและแผนภูมิ

สุดท้ายนี้ ระบบยังมีรายงานค่าใช้จ่ายย้อนหลังเพื่อให้เข้าใจค่าใช้จ่ายทั้งหมดของยานพาหนะและคำนวณได้อย่างแม่นยำตามช่วงเวลาที่เลือก นอกจากนี้ยังมีรายงานประวัติที่ช่วยเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในอดีตกับค่าใช้จ่ายปัจจุบันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจ

นอกจากนี้ แดชบอร์ดของระบบยังแสดงแผนภูมิประวัติค่าใช้จ่าย เพื่อให้ได้ข้อมูลสรุปค่าใช้จ่ายตามบริษัท วัตถุ และวันต่างๆ แผนภูมินี้แสดงค่าใช้จ่ายทั้งหมดของยานพาหนะของคุณไว้ในที่เดียว   

บทสรุป

การบริหารจัดการยานพาหนะอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นจุดแข็งสำหรับธุรกิจใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะ ดังนั้น จัดการค่าใช้จ่ายของคุณ และจัดการยานพาหนะของคุณด้วย Trakzee ติดต่อเราเพื่อรับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับคุณสมบัติใหม่ล่าสุดและมีประโยชน์สำหรับธุรกิจของคุณ