Suatu bisnis tidak lengkap tanpa perhitungan pengeluaran. Bahkan untuk perusahaan transportasi dan perusahaan terkait armada lainnya, perhitungan pengeluaran merupakan tugas yang melelahkan dan memakan waktu. Karena sebuah armada memiliki berbagai jenis pengeluaran yang meliputi biaya operasional, biaya variabel, biaya perawatan, biaya bahan bakar, dan masih banyak lagi. Variasi pengeluaran yang sangat besar berarti perhitungan pengeluaran menjadi kacau. Hal ini akan semakin buruk jika pengeluaran tidak dikelola dengan benar.
Banyak manajer armada akan mengumpulkan semua tagihan dan kemudian mencatatnya dalam buku catatan mereka sesuai dengan pengeluaran harian. Tumpukan besar buku catatan ditemukan di akhir tahun. Dengan demikian, menjadi sulit untuk mengurutkan data yang dibutuhkan di akhir bulan atau tahun. Terlebih lagi, ini tidak berguna untuk mengelola pengeluaran industri besar.
Setelah itu, orang-orang mulai menggunakan lembar kerja Excel. Mereka akan menunjuk seseorang untuk mengelola entri data. Namun, ini bukanlah cara yang praktis karena membutuhkan banyak waktu dan usaha. Metode ini tidak akan mampu memberikan informasi yang akurat dan sulit untuk dihitung.
Selain itu, sebagai manajer armada, Anda perlu mengetahui waktu, alasan, dan total biaya yang dikeluarkan untuk memahami pengeluaran tersebut. Oleh karena itu, kita akan membahas manajemen pengeluaran Trakzee.
Apa itu Sistem Manajemen Pengeluaran?
Sistem ini digunakan untuk mengelola dan menghitung semua pengeluaran perawatan dan bahan bakar. Sistem ini memungkinkan Anda untuk memperbarui pengeluaran secara akurat melalui portal web dan Aplikasi Trakzee. Dengan demikian, penginputan data pengeluaran menjadi mudah. Sistem ini juga membantu Anda untuk mengetahui pengeluaran armada yang tepat untuk mempermudah perhitungan di masa mendatang.
Biaya Pemeliharaan
Armada kendaraan menjalani berbagai perawatan yang meliputi filter udara, antibeku, baterai, rem depan, pencucian mobil, dan banyak lagi. Selain itu, di banyak negara perawatan dilakukan sesuai dengan berbagai peraturan seperti PM1, Peraturan 18, sertifikat kelayakan jalan, dan izin nasional. Semua perawatan ini memiliki biaya yang berbeda dan memerlukan pengelolaan yang matang.
Jadi, sistem manajemen pengeluaran memungkinkan Anda untuk memilih hari dan jenis pengeluaran yang telah dilakukan armada Anda. Ini akan membantu Anda menyaring perawatan yang telah dilakukan dan membantu Anda menetapkan jadwal perawatan armada berikutnya.
Biaya Bahan Bakar
Bahan bakar merupakan sumber daya penting bagi armada, begitu pula pengelolaannya. Seringkali armada harus mengisi dan mengisi ulang bahan bakar berulang kali. Oleh karena itu, penting bagi manajer armada untuk memahami lokasi dan jumlah pasti yang dikeluarkan untuk pengisian bahan bakar.
Jadi, sistem ini membantu Anda untuk memantau bahan bakar Sistem ini mencatat pengeluaran dan mengetahui lokasi pengisian bahan bakar. Ini membantu Anda memastikan apakah bahan bakar benar-benar telah diisi. Hal ini mengatasi masalah seperti pengeluaran bahan bakar palsu. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengalokasikan stasiun pengisian bahan bakar resmi untuk armada Anda. Pengemudi Anda akan mengetahui dari mana ia perlu mengisi bahan bakar. Selain itu, jika bahan bakar diisi di stasiun yang tidak resmi, sistem akan memperingatkan pengguna.
Laporan dan Bagan
Terakhir namun tidak kalah penting, sistem ini menyediakan laporan riwayat pengeluaran untuk memahami semua pengeluaran armada dan mendapatkan perhitungan yang akurat sesuai dengan periode waktu yang dipilih. Sistem ini juga memiliki laporan riwayat yang membantu membandingkan pengeluaran sebelumnya dengan pengeluaran saat ini untuk produktivitas bisnis yang lebih baik.
Selain itu, dasbor sistem menyediakan grafik riwayat pengeluaran untuk mendapatkan data pengeluaran yang dirangkum berdasarkan perusahaan, objek, dan hari. Grafik ini menyajikan semua pengeluaran armada Anda di satu lokasi.
Kesimpulan
Pengelolaan armada yang baik terbukti menjadi nilai tambah bagi bisnis apa pun yang terkait dengan armada. Dengan demikian, kelola pengeluaran Anda dan armada Anda bersama Trakzee. Tetap terhubung dengan kami untuk mendapatkan informasi terbaru tentang fitur-fitur bermanfaat untuk bisnis Anda.
