Une entreprise est incomplète sans calcul de ses dépenses. Même pour les entreprises de transport et autres sociétés gérant des flottes, ce calcul est une tâche fastidieuse et chronophage. Une flotte engendre différents types de dépenses, notamment les coûts opérationnels, les coûts variables et les frais d'entretien. dépenses de carburantet plus encore. Une grande variation des dépenses entraîne des erreurs de calcul. La situation s'aggrave encore lorsque les dépenses ne sont pas correctement gérées.
De nombreux gestionnaires de flottes collectaient toutes les factures et les consignaient ensuite dans leurs registres, en fonction de leurs dépenses quotidiennes. Une pile importante de registres se retrouvait ainsi en fin d'année. Il devenait donc difficile de trier les données nécessaires en fin de mois ou d'année. De plus, cette méthode n'est pas adaptée à la gestion des dépenses des grandes entreprises.
Suite à cela, on a commencé à utiliser des feuilles de calcul Excel. On désignait une personne pour gérer la saisie des données. Mais cette méthode n'était pas viable car elle exigeait beaucoup de temps et d'efforts. Elle ne permettait pas d'obtenir des informations fiables et les calculs étaient complexes.
De plus, en tant que gestionnaire de flotte, vous devez connaître la date, la raison et le montant total des dépenses pour bien comprendre les coûts. Nous allons donc aborder la gestion des dépenses chez Trakzee.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des dépenses ?
Il permet de gérer et de calculer toutes les dépenses d'entretien et de carburant. Grâce au portail web et à l'application Trakzee, vous pouvez mettre à jour vos dépenses avec précision, simplifiant ainsi la saisie des données. Le système vous aide également à connaître les dépenses exactes de votre flotte afin d'optimiser vos calculs futurs.
Frais d'entretien
Les véhicules de la flotte font l'objet de divers travaux d'entretien, notamment le remplacement du filtre à air, du liquide de refroidissement, de la batterie, des freins avant, le lavage, etc. De plus, dans de nombreux pays, cet entretien est réalisé conformément à différentes réglementations telles que les normes PM1, la règle 18, le certificat de contrôle technique et le permis national. Chacun de ces travaux d'entretien engendre des coûts différents et leur gestion est indispensable.
Le système de gestion des dépenses vous permet de sélectionner la date et le type de dépense engagée pour votre flotte. Cela vous aidera à filtrer les opérations de maintenance effectuées et à planifier votre prochaine intervention.
Frais de carburant
Le carburant est une ressource essentielle pour une flotte, tout comme sa gestion. Les véhicules doivent souvent faire le plein à plusieurs reprises. Il est donc important pour les gestionnaires de flotte de connaître précisément l'emplacement et le montant des ravitaillements.
Le système vous aide donc à surveiller le carburant Vous pouvez ainsi suivre les dépenses et connaître l'emplacement des stations-service. Cela vous permet de vérifier que le ravitaillement a bien eu lieu et d'éviter les erreurs de facturation. Vous pouvez également attribuer des stations-service agréées à votre flotte. Vos conducteurs sauront où faire le plein. De plus, si le ravitaillement a lieu dans une station non agréée, le système avertira l'utilisateur.
Rapport et graphique
Enfin, le système fournit un historique des dépenses permettant de comprendre l'ensemble des frais liés à la flotte et d'obtenir leur calcul précis pour la période sélectionnée. Il propose également un rapport d'historique comparant les dépenses passées aux dépenses actuelles, afin d'optimiser la productivité de l'entreprise.
De plus, le tableau de bord du système propose un graphique d'historique des dépenses permettant d'obtenir un récapitulatif des données par entreprise, objet et période. Ce graphique centralise toutes les dépenses liées à votre flotte.
Conclusion
Une flotte bien gérée constitue un atout majeur pour toute entreprise du secteur. Ainsi, gérez vos dépenses et votre flotte avec Trakzee. Restez en contact avec nous pour être informé des dernières fonctionnalités utiles pour votre entreprise.
